Inkoop- en orderbeheer

De wachttoren van TEGAPO kunnen we de afdeling inkoop- en orderbeheer wel noemen. De goederenstroom is ontzettend belangrijk voor ons, omdat we hier de klanttevredenheid heel hoog mee houden. Kort op de bal spelen, is wat hier gebeurd. Snel reageren op een mogelijke vertraging in het proces, heeft vaak als effect dat er geen probleem ontstaat óf dat het probleem snel is opgelost. Binnen inkoop- en orderbeheer hebben we verschillende taken die uitgevoerd worden.

Voorraadrotatie en besteladviezen

Het is ontzettend belangrijk dat we de juiste voorraad hebben liggen. Een voorraad is over het algemeen altijd dynamisch voor bepaalde productgroepen. Denk aan seizoensgebonden producten. Als we alleen al kijken naar onze afdeling wielen, dan zien we al een verschil tussen de winter en zomer. In de winter verkopen we veel meubelwielen en in de zomer veel luchtbanden en BBQ wielen. De voorraad is dus in de winter anders dan in de zomer. In grove lijn werken we met factor 4. Dit betekend dat ieder product die meer dan 4x per jaar verkocht wordt in voorraad moet liggen. Het getal 4 delen we door het verkochte aantal en stellen hierop de besteladviezen in.

Inkopen en transport

Dagelijks plaatsen we inkooporders bij de fabrieken en groothandels. Wij hebben een inkoopprogramma opgesteld waarin we vaste inkoopdagen bij onze leveranciers hebben afgesproken. Daardoor hebben we ook reservering en voorrang op de verzending van onze inkooporders. Wij hebben dagelijks veel profijt van de reserveringsafspraken bij leveranciers voor het verzenden van orders, omdat dit zorgt voor stabiliteit in de goederenstroom. Als er ingekocht wordt komt er transport achteraan; via verschillende transporteurs worden we bevoorraad. Dit kunnen transportbedrijven zijn die ingeschakeld worden door leveranciers, maar het kan ook zijn dat wij onze transporteurs inschakelen als het sneller moet of voordeliger is. Sommige goederen halen we met eigen vervoer.

Inkomende goederen controle

Als de goederen binnenkomen bij ons wordt de vracht nauwkeurig gecontroleerd. We controleren eerst de algemene status van binnenkomst. We kijken dan of er geen schade of afwijkende dingen te zien zijn aan de vracht. Het kan bijvoorbeeld gebeuren dat er een pallet opengescheurd is, waardoor er goederen gevallen kunnen zijn of dat er een schade ontstaan is aan een product. Daarna pakken we de goederen uit in onze overslaghal en controleren we de status en aantallen. De aantallen worden gecontroleerd aan de hand van de inkoopbon en pakbon. Per product worden de aantallen afgevinkt. Als de order gecontroleerd is, geeft de magazijnmedewerker de bon aan de inkoper waarna deze een nacontrole krijgt.

Binnen boeken goederen

De gecontroleerde pakbon wordt door de inkoper binnen geboekt in het voorraadsysteem, waardoor de voorraden weer opgewaardeerd worden. Als dit gebeurd is geeft de inkoper groen licht en kunnen de producten in het magazijn gezet/gelegd worden. Dit proces van inkoop tot controle is enorm belangrijk. Hierdoor wordt er in het vervolg van het proces? heel veel voorkomen wat mis zou kunnen gaan. De aantallen kloppen en producten zijn vrij van mankementen.